Юлий Минькин, советник
управляющего компании 1С-Рарус
Несколько советов
начинающему тайм-менеджеру
Время — самый
ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, то не сможешь
распорядиться ничем другим…
Peter Drucker, классик
современного менеджмента
Данные фирмы
«Esselte Leitz», опросившей 2500 руководителей высшего звена Европы и
США:
Немецкие менеджеры
проводят на работе 70 часов в неделю, английские — 60 часов, американские — 58,
французские — 56, шведские — 54 часа. 23% опрошенных немецких менеджеров
работают по 80 часов в неделю, 24% — по 100 часов. Для 75% опрошенных рабочая
неделя превратилась в семидневку. Самым страшным «киллером» времени
стали заседания, конференции, совещания, планерки и пр., занимающие до 65%
рабочего времени. При этом 80% менеджеров выражают недовольство организацией
подобных мероприятий и считают, что теряют на этом до 30% своего времени.
Данные исследований
международной консультационной компании «Chipin&Partner»:
36% (78 дней в году)
рабочего времени менеджеров тратится впустую. Главными причинами эксперты
называют недостаточное планирование и контроль рабочего времени. 43% своего
времени руководители высшего звена тратят не на руководство, а на
администрирование и бумажную работу.
Результаты исследований
авторитетных консультационных компаний выглядят весьма убедительно. Собственно,
к этим выводам мы и сами приходим ежедневно, сталкиваясь с постоянным дефицитом
времени. Отчетливо понимаем также, что от умения распорядится своим временем,
во многом зависит эффективность нашей деятельности и деятельность окружающих
людей. Однако есть ли желание выйти из порочного круга? Нередко можно встретить
руководителя сетующего на то, что в сутках всего двадцать четыре часа. Но можно
усомниться в том, что будь в сутках тридцать шесть часов, это как-то решило бы
его проблему.
Знакомое всем изречение
— «бедность — не порок, а образ жизни», становиться в чем-то справедливым
и в отношении давления фактора времени на менеджера. Если Вы живете по этим
правилам, это неизбежный стресс и кризис. Сроки и взрывы, управление кризисом,
новые сроки и новые кризисы. Стресс и кризис — это образ жизни, они переходят в
привычку, человек становится зависимым от них.
Дефицит времени, это не
только проблема менеджера, это еще и социальная проблема. Чем больше времени и
сил менеджер оставляет работе, тем меньше внимания остается семье и отдыху. Эта
закономерность часто приводит к проблемам в здоровье и личной жизни.
Помните как в известном
произведении М.А. Булгакова «Собачье сердце», доктор Барминталь
спрашивает у профессора Преображенского — «Как это вы все успеваете Филипп
Филиппыч«. На что профессор отвечает -»Успевает всюду тот, кто никуда
не торопится». За этой простой фразой профессора, кроется большой
жизненный опыт, и продуманная организация рабочего времени и отдыха. Мы не
можем положить время на накопительный счет в банке, снять его со счета и
забрать с собой. Если не обращаться заботливо с личным временем, то его можно
потерять или впустую потратить. Именно тем, кто задумывается сберечь и грамотно
распорядиться своим временем, и адресована эта статья.
Познавай тот ритм, что в
жизни человеческой сокрыт
(Архиллох, 2-я пол. VII
в. до н.э.)
Каждому человеку
свойственно переживать в течение суток подъемы и спады жизненного тонуса и
умственной деятельности. Эти периоды еще именуются суточными биоритмами.
В периоды подъема
биологической активности, предпочтительнее заниматься творческой работой,
требующей умственного напряжения и внимания. На это время лучше всего
планировать важные и спешные дела, которые требуют оперативного анализа и
принятия срочных решений.Это время лучше всего посвятить составлению важных для
организации документов, продумыванию стратегии развития и планированию
деятельности компании, проводить важные встречи и переговоры.
В периоды спада
биологической активности, напротив, лучше всего решать рутинные задачи,
заниматься административной деятельностью, работать с корреспонденцией или
проводить регулярные совещания.
Для того чтобы
оптимально распределить свои дела в соответствии с суточными биологическими
ритмами, следует сопоставить личный график биологической активности и перечень
своих регулярных задач (Табл.1). На пересечении периода времени и дня недели,
проставляется перечень дел, которые, по вашему мнению, лучше всего подходят для
данного состояния биологической активности. Разумеется, количество строк и
колонок таблицы, как и сам график биологической активности, могут и должны
меняться, соответствуя пожеланиям и индивидуальным особенностям пользователя.
Дни
неделивремя
8-12
12-16
16-20 После
20
