Должностные обязанности секретаря – машинистки.
       Должностная инструкция – главный организационно –правовой документ,
регламентирующий деятельность секретаря.
       Должностная инструкция – документ длительного пользования и
применяется до замены новой должностной инструкции. Поэтому к её
составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной
инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те Вы и
имеете.
       Секретарь должен знать:
    — постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные
      документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации
      делопроизводства;
    — государственную систему документационного обеспечения управления;
    — стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной
      документации;
    — структуру организации;
    — организацию делопроизводства в организации;
    — схемы документооборота;
    — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и
      временного хранения, установленной отчетности;
    — сроки и порядок сдачи дел в архив;
    — системы организации контроля за исполнением документов;
    — оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;
    — основные экономики, организации производства, труда и управления;
    — законодательства о труде и охране труда РФ;
    — правила внутреннего трудового распорядка;
    — правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственной
      санитарии, противопожарной защиты.
      Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и
      секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением
      машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и
      стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно
      воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.
      Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
    — выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя
      организации или её подразделений;
    — получает для руководителя сведения от работников подразделений,
      вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры
      руководителя;
    — принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие
      руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;
    — следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями,
      средствами организационной техники, создает условия, способствующие
      эффективной работе руководителя;
    — передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
    — печатает по указанию руководителя различные материалы;
    — ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя
      корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с
      принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения
      руководителям подразделения или конкретным исполнителям для
      использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следит за
      сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
    — принимает документы на подпись руководителю;
    — организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнению
      просьб и предложений работников;
    — формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
      обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив.
      Должен знать:
    — постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные
      документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации
      делопроизводства;
    — руководящий состав организации и её подразделений;
    — машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения
      материала при печати различных документов;
    — правила печатания деловых писем и использования типовых форм;
    — правила эксплуатации организационной техники;
    — стандарты, унифицированные системы организационно-распорядительной
      документации;
    — основы организации труда;
    — законодательство о труде и охрана труда РФ;
    — правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной
санитарии и противопожарной защиты.