Кирсанова М.В.
1. Организация документооборота (общие положения).
1.
Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения
или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация
документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате
управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает
большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.2.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов,
циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и
структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и
пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро,
копировально-множительной службой и т.д.).По
отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и
внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь,
делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным
исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из
которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая
циркулирует внутри учреждения — внутренняя документация.3.
При проектировании и рационализации документооборота руководствуются
положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования
организации управленческого труда.При
движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания
документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.Различные
операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить
время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность
исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны
принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем
исполнителям.Копии
с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции.
Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается
ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой).
Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по
телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.4.
Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем
службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для
различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из
организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по
личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и
т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба
документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на
схеме 3.1.
Схема
3.1. Движение документов в учреждении———-
поступающие документы,—
— — — — документы, отправляемые из организации,*
* * * * * внутренние документы.2. Регистрация и учет поступающих в организацию
документов.Все
поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта,
телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются
конкретному должностному лицу службы делопроизводства.При
поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их
доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и
вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются
отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного
работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в
конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в
канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса
отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с
обращениями граждан сохраняются всегда.Прежде
чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть.
Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства
существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная
цель предварительного рассмотрения документа — установить подразделение или
должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо
всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать
руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90%
всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям.
При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего
нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых
документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность
(время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом),
инициативу и ответственность исполнителей.При
предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его
содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид
документа.Исходя
из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений
производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные
конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им.
Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения
должностному лицу с последующей информацией руководителя.Предварительное
рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие
канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д.
После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или
регистрируются этим же должностным лицом.На
всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы
проставляется регистрационный штамп:
Наименование организации
Вх. №__________________
От_____________________
Проставление
штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с
календарного года) производится в день поступления документа.Регистрации
подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из
вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других
организаций, обращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные
телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы,
поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких
документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в
инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.Все
документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются
централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в
учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные
подразделения и особые условия работы.В
учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя
осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо
регистрировать в канцелярии, остальные — в структурных подразделениях.Документы
регистрируются на карточках (см. прилож. 3.1-3.2). (Программа в компьютере
предусматривает все данные, имеющиеся на карточке.)На
первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или
рукописным способом):входящий
номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150 — порядковый
номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 —
дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть
указаны и в регистрационном штампе на документе;от
кого поступил документ (Кемеровское объединение «Оксид»);количество
листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);дата
полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 №259/10);краткое
содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку
строительных материалов.После
первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю
учреждения или руководителям структурных подразделений.Количество
экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных,
справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки
могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по
верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие — один цвет,
отправляемые — другой, внутренние — третий цвет; или: поступающие на имя
первого руководителя — один цвет, в структурные подразделения — другой,
контрольные — третий, неконтрольные — четвертый, отправляемые — пятый,
внутренние — шестой цвет.При
передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации
помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».Руководитель
должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное
исключение — на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику
с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту
документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной.
Например:Г.В.
ИвановуПрошу
подготовить ответ______________________
Подпись
Дата
Руководитель
не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на
определенное время. При необходимости использования документа в будущем для
руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен
сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает
референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).Согласно
резолюции документ передается исполнителю, если их ё резолюции несколько, то
подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а
ксерокопии—другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении
документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто
направил документ. Резолюция». Например:И.П.
Кирсанову, Г.В. ИвановуПрошу
подготовить ответ_______________________
Подпись
руководителяДата
Затем
на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на
исполнение» — 15.01.2000; «Кому направлен документ» — Г.В. Иванову; «Расписка в
получении» — роспись Иванова Г.В., дата.В
соответствии с Положением Регистрационной государственной системы документов
(РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию,
которая переносит резолюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой
в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в
канцелярии в картотеках: 1-я — справочная (по порядку номеров); 2-я —
контрольная (по срокам исполнения); 3-я — основные вопросы деятельности
организации; 4-я — переписка с организациями по территориям или по конкретным
учреждениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную
информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую
систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.От
момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен
находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы
направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель
считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует
прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу
руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.При
поступлении документа может быть несколько вариантов их исполнения.На
основании поступившего инициативного документа составляется ответ. Например:
письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному
образованию Администрации Новосибирской области о предоставлении информации об
организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области. Ответ
Комитета является основанием для снятия документа с контроля.На
основании поступившего постановления главы Администрации Новосибирской области
от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному
профессиональному образованию, которая утверждается приказом Комитета. Данный
приказ является основанием для исполнения документа.На
основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования
профучилищ в 1998 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором
дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с
контроля справкой.Документы,
которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и
хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в
канцелярии.Таким
образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные
карточки последние данные, которые включают в себя:•
отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер
ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии
письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в
инициативном документе).Например:
Отправлена
справка об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ
области;•
указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию
руководителя и дату снятия с контроля).Например:
Председатель
комитета Я.Я. Боргено 20.01.2000;•
дату возврата, расписку принявшего документ. Например:20.01.2000____________________
Подпись
•
номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении.Например:
Д
№ 02-36.Приведем
пример полностью заполненной карточки регистрации поступающих документов:
Дата регистрации и входящий
номер
От кого поступил документ
Количество листов и экземпляров
Дата полученного документа,
исходящий номер
10.01.2000 №35
Министерство образования РФ
2 л. в 1 экз.
25.12.1999 № 2054-02/5
Краткое содержание документа:
Просьба направить в адрес
Министерства информацию об организации горячего питания учащихся профучилищ области.Кто направил документ.
Резолюция.Кирсановой М.В. Подготовить
ответ. 20.01.2000
Оборотная
сторона
Дата передачи на исполнение
Кому направлен документ
Расписка в получении
Дата возврата, расписка
принявшего документ
Номер дела, в котором хранится
документ, или отметка об уничтожении
10.01.2000
Кирсановой Н.В.
Подпись
20.01.2000
Д № 02-36
Отметка о контроле и
исполнении:Заказной почтой отправлена
справка об организации горячего питания. Подписал: председатель Я.Я. БоргеноКогда и кем документ снят с
контроля: председатель комитетаЯ.Я. Боргено 20.0 1.2000
3. Подготовка и регистрация отправляемых документов.
Документы,
отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта
документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях),
подписание (утверждение), регистрацию и отправку.В
начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный.
Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или
структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет
правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и
приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти
материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся
у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо
вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него,
представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма
вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может
быть представлен на подпись без приложения этого приказа.После
подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе
документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и
регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и
дата документа, на который дается ответ.) Например:20.01.2000
№259-02/36На
№ 2054-02/5 от 05.01.2000Первый
экземпляр документа отправляется адресату, второй — с визами согласования
остается в деле организации.На
отправляемый документ заводится регистрационная карточка которая включает в
себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество
листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер
реестра- дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий
номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия
отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов;
отметка о получении ответа, дата.Приведем
пример правильной регистрации отправляемого документа:
Дата и порядковый
регистрационный номер
Количество листов и экземпляров
Кому направлен документ
Расписка в получении или номер
реестра, отправлен, дата
20.01.2000 № 259-02/36
2 л. в 1 экз.
Министерство образования РФ
Заказное № 36 от 20.01. 2000
Краткое содержание документа:
Информация об организации
горячего питания учащихся профучилищ области.Кем подписан документ:
председатель Я.Я. Боргено20.01.2000
4. Прохождение внутренних документов.
Прохождение
внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в
соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения
(использования) — входящих документов. Регистрируются внутренние документы
после их рассмотрения (подписания) руководством.После
согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической
службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем
учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении,
копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу
для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в
соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях —
за его пределы.Протоколы,
содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают
адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.Докладные
записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки,
справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным
лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или
помещаются в соответствующее дело.Порядок
прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией
по делопроизводству организаций (см. прилож. 1.2).Приведем
пример регистрации постановления или распоряжения главы администрации области:Карточка
регистрации постановления главы администрации области (района и т.д.)________________
№________Дата
_____________________________________________________
Кто
вносил проектПо
вопросу______________________________________________Кем
подписано __________________________________________Ф.И.О.
5.
Учет объема документооборота.Объем
документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и
созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема
документооборота в учреждении организуется для установления условного объема
обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников,
получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию
делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его
механизации.При
определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их
содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций
их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают
раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения,
также учитываются отдельно.6. Контроль за исполнением документов.
1.
Контроль за исполнением документов и принятых решений — неотъемлемая функция
управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и
важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля —
содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений
руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки
деятельности подразделений и исполнителей.2.
Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением
документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой — за
соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью
исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех
рангов, вторую — делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав
службой контроля исполнения.Основные
задачи контрольной службы — контроль за сроками исполнения входящих, исходящих
и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных,
получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения
руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию
документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.3.
Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные
операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного
сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по
делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной
деятельностью, — в должностной инструкции.4.
В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями
составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами
директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого
учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные
данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной
службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по
делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.5.
Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем
руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки
их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места
контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об
исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно
руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а
последняя — в состав секретариата данного учреждения.6.
Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины
способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно
составленные положения о подразделениях и должностные инструкции,
обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные
формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения,
установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.Сроки
исполнения документов определяются следующим образом:Если
в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа — 1
месяц со дня поступления документа в организацию.Если
в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается
этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию
20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит,
срок исполнения — 1 месяц 15 дней.В
резолюции указан срок исполнения. Например:Г.В.
ИвановуДать
информацию в течение трех дней.Подпись
руководителяДата
На
контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с
контроля только исполненные документы. Продлить срок, исполнения документов
могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В
случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается
право поставить документ на дополнительный контроль.Согласно
ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп
«Контроль» или на левом поле — знак контроля «К». Карточки в контрольной
картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам
исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню
исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения
отмечается по календарной шкале.Контрольную
картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка
соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки
на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й
ячейке — карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые
сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены.
Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве
учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.Лицо,
осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в
соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в
соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов
исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным
документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их
исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».Соответствующие
исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в
единую картотеку исполненных документов, систематизированную по
предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям.
Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам)
деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям
ответственных исполнителей.В
учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные
в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не
исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и
после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В
некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут
передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя
записывают в графе «Примечание».Ежедневно
службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей
формы:Справка
о работе с документами_____________________________________________________________
Наименование
организациипо
состоянию на ___________________________ 2000 г.
Всего передано доку-ментов
Всего постав-лено на контроль
Из них
Находятся на испол-нении
В том числе
Всего отправ-лено доку-ментов
Испол-нено сначала года
В т.ч. с нарушением срока
С нару-шением срока
На допол-нительном контроле
Приведем
пример составления такой справки подразделением службы делопроизводства:
Всего передано доку-ментов
Всего постав-лено на контроль
Из них
Находятся на испол-нении
В том числе
Всего отправлено документов
Испол-нено с начала года
В т.ч. с нару-шением срока
С нару-шением срока
На допол-нительном контроле
Отдел профессиональной
подготовки100
Отдел воспитательной работы
200
Отдел развития
150
50
100
100
10
50
50
5
1
10
40
50
50
10
—
5
5
10
10
25
150
100
По
данному отчету служба документационного обеспечения управления может
проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И
когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение
общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами,
исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять
правильные решения по оценке труда работников.Список литературы
Для
подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.i-u.ru/