Как избавить себя от лишней работы и заодно замотивировать подчиненных
Чем
поможет эта статья: Узнать секреты эффективного распределения ответственности и
дополнительных обязанностей среди сотрудников бухгалтерии. Освободить себя от
неприоритетных дел.От
чего убережет: От перегруженного рабочего графика. От жалоб сотрудников на
надоевшую работу.Давайте
вспомним школьные годы. Преподаватель, взрослый и умный человек, считался
авторитетом. И как же было интересно и необычно, когда своей властью он мог
поделиться с учениками. Посадить, например, за свой стол читать диктант.
Попросить проследить за дисциплиной. Или поручить проверку домашнего задания у
соседа по парте. Так учитель прививал классу ответственность, выказывал доверие
перспективным ребятам, давал ученикам почувствовать себя руководителями, а не
подчиненными. Говоря современным офисным языком, делегировал полномочия.Позволим
себе сравнить со школой рабочие отношения. Здесь главный бухгалтер берет на
себя самый большой и ответственный пласт работы. Между тем хлопот в бухгалтерии
никогда не бывает мало. И когда в очередной раз все дела не укладываются в
более или менее разумный рабочий график, стоит передать часть своих
обязанностей подчиненным. Кстати, иногда это, как в школе, надо делать в
воспитательных целях. Итак, критически оцените ваш фронт работ и выделите для
себя ту его часть, которая больше схожа с исполнительными функциями, а не с
руководящими.Как остаться самым главным бухгалтером
Распространенный
страх руководителя, который передает свои обязанности подчиненным, — потерять
авторитет и контроль над сотрудниками. Ведь опровергается мнение, что главный
бухгалтер выполняет работу, непосильную для других. Но все-таки расставание с
ярлыком «незаменимый главбух» того стоит. Признайтесь себе и внушите своим
коллегам: нет невыполнимых задач или работы, которую сотрудник бухгалтерии не
сможет взять на себя. Просто в определенной ситуации может потребоваться больше
времени, внимания или рук.Еще
одно спорное убеждение — лучше все делать самому. Не все и не всегда. Порой
сотрудники на местах имеют более четкое представление о проблеме, чем руководитель.
Консультируясь с коллегами по интересующему вас вопросу, вы даете им
почувствовать себя отличными специалистами в своей области. И если полномочия, которыми
вы планируете наделить бухгалтера, связаны с его основной работой, старые и
надоевшие функции приобретут для него новый смысл.Наконец,
вспомните о тех задачах, которые вы никогда не сможете отдать на откуп другим.
Прибавьте к этим обязанностям контроль за подчиненными, серьезную
ответственность за большую часть документов компании и стратегические задачи.
Это и есть функции управленца. И их более чем достаточно. Вот поэтому вы
остаетесь главным бухгалтером. И что немаловажно — хорошим руководителем.На кого можно положиться
Независимо
от того, скромный в компании бухгалтерский коллектив или финансовый отдел
оккупировал несколько офисных комнат, всегда найдется человек, который лучше
других поможет главному бухгалтеру. Им может стать как непосредственный
заместитель, так и рядовой сотрудник. Давайте подумаем, кто именно из ваших
коллег идеально подходит для решения той или иной задачи. Для этого рассмотрим
несколько типичных сотрудников бухгалтерии: кому что можно поручить и как это
лучше сделать.«Молодо-зелено»
Светлана,
бухгалтер. В прошлом году девушка получила высшее экономическое образование и
теперь пытается применить полученные знания на практике. Ей так хочется
понравиться руководству и коллективу, с которым предстоит работать! Но вместе с
тем Света боится сделать что-то не так, допустить ошибку в расчетах. Вечные
выкрутасы компьютерной программы доводят бедняжку до слез. Прежде чем ввести
данные или распечатать документ, она стремится посоветоваться с более опытным
«соратником». А вдруг с чем-то не справится? Обидно спотыкаться на первых
ступенях карьерной лестницы…Подобные
смешанные чувства преследуют, пожалуй, всех новичков. Одно дело — голые цифры в
университетских тетрадках считать. И совсем другое — оперировать суммами
реальной компании. И если новобранца неожиданно озадачить дополнительной
работой (да еще важной!), он просто-напросто растеряется. Поэтому, если
возможно, оставьте потенциал свежего ума до лучших времен. Пусть человек
сначала освоится и привыкнет к своей работе. Считается, что новичок проходит
полную адаптацию только через полгода. За это время он как раз сможет понять, что
главбух и весь отдел работают сообща, помогают друг другу. А там придет момент,
когда человек будет готов заявить о себе как об ответственном сотруднике.Если
же после года работы сотрудник так и не проявит своих лучших качеств и не
сумеет преодолеть неуверенность в работе, рассматривать его в качестве
потенциального помощника лучше не стоит. В конце концов, если бухгалтер просто
хорошо выполняет несложные функции, это неплохо. В этом случае можно сделать
акцент не на сложности задания, а на его объеме.«Хата с краю»
Вячеслав,
старший бухгалтер. Целых 15 лет он проработал в одной компании на одной
должности. Прочно, тихо, без заметных потрясений Вячеслав выполняет свою работу
— оформляет продукцию на склад и «отгружает» товар на продажу. Его можно ночью
разбудить — скажет, где какие документы, что и как нужно сделать. С работниками
склада на ты. С главным бухгалтером — политика уважительного нейтралитета.
Флегматик, в короли не метит. Думает об одном: хорошо бы вовремя пришла
зарплата, чтобы успеть съездить за продуктами с женой и детьми, да дома в тепле
и уюте посмотреть любимый фильм. Любые предложения разнообразить его
деятельность (скажем, сменить участок работы) принимает в штыки. Он упорно
выполняет только то, на что соглашался при приеме на работу. То, что компания
со временем развивается и меняется, его мало интересует.Таких
сотрудников в компании достаточно. Заинтересовать их новой, тем более
дополнительной, работой нелегко. Впрочем, можно обсудить возможность новых
задач, если они связаны с непосредственными обязанностями такого сотрудника.
Например, необходимо разработать новую документацию и методологию учета готовой
продукции. Постарайтесь объяснить человеку, что работать по старому алгоритму
руководство компании считает неэффективным. Но, мол, если новации введет кто-то
другой, привычный рабочий процесс может претерпеть кардинальные изменения.
Поэтому лучше сотруднику самостоятельно разработать и предложить новые правила.
Ведь в итоге именно ему предстоит в дальнейшем по ним работать. И главное:
другой работник не такой надежный и опытный, не так хорошо знает участок!
Похвала — один из самых действенных и незатратных инструментов мотивации
практически для любого сотрудника. А если с помощью новой методологии удастся
оптимизировать расходы, то премия станет еще одним аргументом для проверенного
временем работника.«Попрыгунья-стрекоза»
Жанна,
бухгалтер по заработной плате. Кажется, что она везде и всюду: все про всех
знает, каждому совет даст, в разговоре за словом в карман не полезет. Улыбается,
утвердительно кивает, щедро раздает обещания, а на деле — ноль. Честное
благородное слово с такой сотрудницы не возьмешь. При этом, не рискуя
показаться руководству безразличной к судьбе компании, непременно поучаствует в
обсуждении задач. И, может быть, предложит свое решение. Вот только воплощать
даже собственные идеи Жанна не спешит. Дела постоянно откладываются «на
завтра». А поэтому в самый ответственный момент может скопиться столько важных
дел, что либо не до всего дойдут руки, либо работа будет выполнена
некачественно.Делегировать
полномочия такой работнице полезно в воспитательных целях. Придется, во-первых,
поставить ее в жесткие временные рамки. Во-вторых, внимательно следить за ходом
работы. Не допускайте, чтобы ваше поручение такой человек неофициально передал
кому-то еще, упросив «помочь-подсказать-доделать». Дайте сотруднику
прочувствовать ответственность за выполнение серьезной задачи. Все поручения и
обязательства лучше закрепить на бумаге.«Золотой фонд»
Валерия,
заместитель главного бухгалтера. Таких в коллективе называют пчелками. Знает
всю подноготную бухгалтерии в компании, так как шла к своей должности несколько
лет и начинала с низов. Идейная. За спиной немало успешно сданных экзаменов по
повышению квалификации и карьерных побед. И как она все успевает? На работе у
Валерии все по плану. А если появится срочное дело, то и оно удивительным
образом будет выполнено вовремя. Семейная, но просьбу задержаться вечером
воспримет с пониманием. На нее можно положиться: и новичков введет в курс дела,
и руководителя заменит. Причем по собственной инициативе. Вот только инициатива
эта главбуха порой утомляет. Потому что Валерия не только самостоятельно
действует, но и сама решает, каким должен быть результат, а потом просто ставит
перед фактом.По
идее счастлив тот главбух, у которого есть такой помощник. Надежнее всего
именно ему поручить ответственную работу. Его не стоит лишний раз мотивировать
— он сам уверенно идет к цели. Работа для него — это интерес и самоутверждение.
Но вам все же не помешает проявить осторожность. И вот почему. Если вы станете
постоянно обращаться к одному и тому же человеку, пусть даже и заместителю, в
стороне останутся другие сотрудники, вполне смышленые и перспективные. Не стоит
создавать впечатление, что вся важная работа крутится между руководителем и его
ближайшим подчиненным. Кроме того, такие честолюбивые и уверенные в своих
способностях сотрудники порой проявляют неуместную инициативу под предлогом «я
хотел как лучше». Еще внимательнее будьте с теми, кто готов чуть ли не всю вашу
работу взять на себя. Зачем продвигать подчиненных, которые выслуживаются перед
высшим руководством и явно стремятся избавиться от приставки «зам»?Какие дела перепоручать невыгодно
Все
же у главного бухгалтера есть некоторые исполнительские функции, которые лучше
оставить при себе. Например, если задание делегировано руководством лично вам.
Директор в данном случае расчитывает именно на профессионализм и компетенцию
главного бухгалтера. Рискованно поручать сотрудникам и совсем новые задачи, с
которыми ваша бухгалтерия еще не сталкивалась. Лучше сначала лично заняться
подобной работой, понять ее суть. Через некоторое время вы сможете передать
свои знания помощнику. И контролировать рабочий процесс будет гораздо легче.Пять секретов эффективного делегирования
1.
Расскажите о задании как можно больше и как можно раньше. Поручение будет
выполнено в срок, если исполнитель полностью осознает его цель, смысл своих
действий. Кроме того, максимальную информацию человек должен получить сразу.
Тогда вам не придется отвлекаться на дополнительные пояснения.2.
Выберите правильного исполнителя. Помните: лучше положиться не на того, кто
хочет выполнить задание, а на того, кто действительно может это сделать.3.
Поручайте разную работу. Старайтесь делиться разной работой. Иначе создастся
впечатление, что вы просто всегда перекладываете на других нелюбимое дело. Не
бойтесь вовлекать сотрудников не только в рутинные и технические операции, но и
в интересные проекты.4.
Дайте сотруднику свободу. Довериться коллегам сложнее, чем самому себе. Но
когда подчиненный берет ответственность за выполнение работы, позвольте ему
проявить себя.5.
Не забывайте о контроле. Основная ответственность все же остается на вас. Перед
руководством компании не стоит ссылаться на своих подчиненных, если те не
справились, по сути, с вашей работой.Список литературы
Журнал
«Главбух» № 3/2011Для
подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.audit-it.ru/